Chciałabyś, żeby Twój biznes był bardziej zorganizowany? Nie wiesz, co zrobić, żeby uporządkować działania … na dłużej niż dwa dni? Pokażę Ci kilka sposobów na usprawnienia w małym biznesie. Bez trudu wprowadzisz je samodzielnie, sprawnie i praktycznie bezkosztowo. Ale zacznijmy od odpowiedzi na jedno pytanie:
Czy jest w ogóle sens wprowadzać usprawnienia w małym biznesie?
Nie ważne czy prowadzisz jedno/kilkuosobową firmę, czy też jesteś właścicielem dużej korporacji, USPRAWNIENIA są ważne. Dlaczego? Bo OSZCZĘDZAJĄ TWÓJ CZAS! Doba ma ograniczoną ilość godzin, czas na pracę najczęściej również jest ograniczony. Moim zdaniem jest to szczególnie odczuwalne w małych firmach, w których najczęściej nie tylko zdobywasz klientów, wykonujesz dla nich zlecenia, dbasz o marketing, opłacasz i wystawiasz faktury, planujesz pracę i robisz milion innych rzeczy.
Ogromną rolę mają więc wszelkiego rodzaju usprawnienia w małym biznesie, procedury i automatyzacje. Czasami wystarczy zrobić coś jeden raz i możesz zapomnieć o tym na cały miesiąc (np. stworzyć automatyzację mailową, która wyświetli się każdemu po zapisie na newsletter). Robisz raz. Nie wysyłasz do każdego nowego subskrybenta maila ręcznie. Oszczędność czasu OGROMNA.
Nie wiesz, czym są procedury? Zajrzyj do tego artykułu.
Jest jeszcze jedna ważna rzecz. Usprawnienia w małym biznesie pozwalają firmie się rozwijać. Jeśli wykonujesz swoją pracę szybciej i sprawniej, masz więcej czasu na poszerzanie horyzontów i rozwój firmy.
Co zatem możesz zrobić? Poniżej zajdziesz 5 sposobów na usprawnienia w małym biznesie, od których moim zdaniem warto zacząć.
1. Zrób gruntowne porządki w zasobach.
Jeśli już od dłuższego czasu prowadzisz biznes online, prawdopodobnie masz mnóstwo materiałów, które potencjalnie będziesz mogła wykorzystać.
- Teksty (wpisy blogowe, newslettery, posty w SM) uporządkuj je na dysku. Możesz pokusić się o przydzielenie ich do odpowiednich kategorii. Założę się, że znajdziesz w nich perełki, które można wykorzystać do recyklingu treści.
- Produkty (kursy, lead magnety, e-booki, webinary) – stwórz folder, w którym zgromadzisz je wszystkie. To będzie ogromna pomoc przy tworzeniu lejków, czy ścieżki klienta.
- Projekty graficzne – jeśli korzystasz z Canvy, użyj folderów i skategoryzuj je. Jeśli pliki zapisujesz na dysku również przydziel je do odpowienich folderów np. infografiki, ulotki, bannery reklamowe itd.
- Uporządkuj listę mailową – może to brzydko zabrzmi, ale Twoi subskrybenci również są Twoim zasobem. Jeśli Twoja lista mailowa zawiera dużo osób niezainteresowanych tematem, najprawdopodobniej współczynnik otwarć będzie niski, a do ma bezpośredni wpływ na dostarczalność Twoich maili.
- Usuń nieaktywnych followersów – w social mediach zależy nam relacjach. Liczby mają tu drugorzędne znaczenie. Postaw więc na jakość społeczności, jaką gromadzisz, nie na jej ilość.
2. Must have usprawnień w małym biznesie – ogarnij dostępy
Jedno hasło do wszystkich aplikacji i narzędzi to słaby pomysł ze względów bezpieczeństwa. Jeśli o nie dbasz, prawdopodobnie Twoje hasła są dosyć skomplikowane. Czy masz je gdzieś zgromadzone w jednym miejscu? A może za każdym razem praktykujesz odzyskiwanie hasła?
Przestań tracić czas na odzyskiwanie hasła za każdym razem, gdy chcesz skorzystać z jakiejś aplikacji.
Twoje loginy i hasła powinny być zróżnicowane i skomplikowane. Czy masz je gdzieś zgromadzone w jednym miejscu? To kolejne z usprawnień w małym biznesie, które warto wdrożyć.
Proponuję, żeby stworzyła (zahasłowany) dokument, w którym zgromadzisz wszystkie swoje dane dostępowe. A jeśli możesz sobie pozwolić na skorzystanie z płatnej aplikacji, zainwestuj w narzędzia takie jak LastPass, 1Password lub Keeper. Znajdziesz sporo alternatyw na rynku, a jestem przekonana, że usprawnią one Twoją pracę. Warto!
3. Oczyść swoją skrzynkę mailową
Dążymy do Inbox 0. W najprostszych słowach oznacza to, że w skrzynce odbiorczej nie powinno być żadnych wiadomości. Wszystkie e-maile, na które odpowiesz, przenosisz do… odpowiedniego folderu oczywiście. 😀 Jeżeli korzystasz z Gmaila, możesz tworzyć etykiety i oznaczać nimi maile, a także przenosić wiadomości do konkretnych etykiet. Etykieta to taki odpowiedni folderu 🙂
Pomyśl, o ile prościej będzie cokolwiek odszukać w skrzynce mailowej 😉
4. Stwórz miejsce na „pomysły”
Usprawnienia w małym biznesie mają zaoszczędzić Twój czas, pamiętasz? Nie ważne zatem, czy jesteś kreatywną duszą i pomysłów masz w bród, czy też przychodzą Ci one z trudem. Istotne jest, żeby wszystkie pomysły gromadzić w jednym miejscu. Niech tam sobie czekają i dojrzewają do realizacji. U mnie jest to dedykowany projekt w Asanie. Jeśli tylko wpadnę na jakiś fajny pomysł, wrzucam go od razu do tego projektu (Asanę mam również w aplikacji na telefonie – dzięki temu mam do niej zawsze dostęp). Ale to niekoniecznie musi być tradycyjny folder. Jeśli lubisz nagrywać krótkie audio – nagrywaj głosówki i wrzucaj je po prostu w jedno miejsce.
WAŻNE! Nawet jeśli dostąpisz oświecenia pod prysznicem i wpadniesz na genialny pomysł, który koniecznie musisz zrealizować, ZAPISZ/ NAGRAJ GO. W innym wypadku najprawdopodobniej o nim zapomnisz.
5. Stwórz miejsce na „inspiracje”
Ostatnie z usprawnień w małym biznesie, które polecam na start, to miejsce na inspiracje. Tak samo jak w przypadku pomysłów, inspiracje również warto zapisywać w jednym miejscu. Pomysł, ile treści dziennie przewija Ci się przed oczami – niektóre z nich są naprawdę wartościowe, ale jeśli ich nie zachowasz, to marna szansa, że jeszcze na nie trafisz. Nie będziesz ich wtedy mogła wykorzystać. Warto zapisywać screeny, linki do artykułów, reelsy, trendującą muzykę itd.
Tutaj również możesz sobie uprościć sprawę, korzystając z narzędzi takich jak Pocket, OneNote, Google Keep itd.
PODSUMOWANIE
Wprowadzanie usprawnień w małym biznesie warto zacząć już od samego początku. Dzięki temu poświęcasz mniej czasu na szukanie, za to zyskujesz na te czynności, które są naprawdę ważne i w ostatecznym rozrachunku mają dużo większe znaczenie. Dla rozwoju Twojego biznesu, dla wyższych zarobków i dla większej satysfakcji z tego, co robisz.
