Asana to osławiony program do zarządzania zadaniami. Ma usprawniać pracę i pomagać Ci zapanować nad wszystkimi zadaniami i projektami, które dzieją się z Twojej firmie. Przyznam, że nie zakochałam się w niej od pierwszego wejrzenia, a dopiero przy drugim podejściu.
1. Czy Asana jest niezbędna do prowadzenia firmy?
Nie. Ale nie da się ukryć, że bardzo usprawnia pracę, szczególnie jeśli chodzi o pracę w zespole. Im więcej osób, z którymi współpracujemy, tym bardziej musimy się skupić na jasnym określeniu celów, doprecyzowaniu zadań oraz na przejrzystej komunikacji. Asana w tym wszystkim pomoże. Nie oznacza to oczywiście, że nie wykorzystasz jej potencjału, pracując w pojedynkę. Ja właśnie tak zaczynałam — zanim zaczęłam pracować w różnych zespołach, wszystkie zadania dotyczące mojej działalności, gromadziłam w Asanie właśnie. Do tej pory lubię mówić, że Asana to centrum dowodzenia mojej firmy.
Jakie aplikacje może Ci zastąpić Asana? Przeczytaj TUTAJ
2. Czy warto inwestować z Asanę Premium?
To zależy — przede wszystkim od tego, jakich funkcji potrzebujesz. Jeśli dopiero zaczynasz lub Twój zespół nie jest rozbudowany, z powodzeniem wystarczy Ci Asana Basic. Zacznij wykorzystywać darmowe funkcje, a zapewniam Cię, że po czasie zorientujesz się jakich funkcji Ci brakuje. Dopiero wtedy zacznij ich szukać w płatnym planie. Asana nie należy do tanich narzędzi — dostęp musisz wykupić na minimum dwie osoby w zespole. Sugeruję więc dokładnie się zastanowić, czy ta inwestycja się zwróci. Jeśli jednak jesteś Project Managerem funkcje takie jak Portfolio, Cele, czy Timeline będą warte swojej ceny.
PRO TIP!
Jeśli zakładasz nowe konto w Asanie, możesz przez 30 dni testować pełną wersję Asany bezpłatnie. Po upływie tego terminu możesz zadecydować, czy chcesz korzystać z płatnej wersji, czy przejść na wersję darmową.
3. Jakie funkcjonalności w Asanie musisz poznać na początku?
Może się wydawać, że to narzędzie jest bardzo rozbudowane i ciężko je ogarnąć, ale tak naprawdę na start potrzebujesz opanować zaledwie kilka funkcji + wiedzieć jak poprawnie budować w niej strukturę zadań.
UPROSZCZONA STRUKTURA W ASANIE
FUNKCJE, KTÓRE WARTO ZNAĆ NA START
- Ustawienia – możesz tutaj zmienić język na polski, ustawić odpowiednie powiadomienia, zmienić swoje zdjęcie profilowe czy imię.
- Dodaj projekt – możesz to zrobić z różnych miejsc w Asanie.
- Dodaj zadanie — żeby nie narobić sobie bałaganu i zadań fruwających po całej Asanie, najlepiej dodawać je od razu do odpowiednich projektów.
- Opcje zadania (osoba odpowiedzialna, data, opis, komentarze załączniki itd.)
- Moje zadania — miejsce, w którym gromadzą się wszystkie Twoje zadania (te, w których jesteś oznaczona jako osoba odpowiedzialna).
- Udostępnianie projektu innemu członkowi zespołu — wystarczy wpisać e-mail, a zostanie wysłane zaproszenie do konkretnego projektu w Asanie.
4. Od czego zacząć?
Nie rzucaj się na głęboką wodę. Jeśli dopiero zaczynasz bądź wcześniej próbowałaś z Asaną, ale nie wyszło, zacznij na spokojnie. Załóż konto, zapoznaj się z interfejsem, wybierz jeden projekt, który chciałabyś prowadzić w Asanie. Wypisz wszystkie zadania w zakresie tego jednego projektu, podziel je na kategorie i dopiero wtedy przypisz do każdego zadania osobę odpowiedzialną oraz datę wykonania. Jeżeli do tego wykonania niezbędne są dodatkowe instrukcje, wpisz je do opisu zadania. Jeżeli niezbędne są jakieś dodatkowe pliki, dodaj je jako załączniki lub w opisie umieść linki.
Na bieżąco monitoruj jakie zadania masz do zrobienia na dziś/ jutro/ kolejny tydzień i dbaj o to, żeby nie przekraczać terminów.
6. Asana – moje wskazówki:
- Korzystaj z niej codziennie. Niech to Ci wejdzie w nawyk. Zaglądanie do niej raz na jakiś czas, kompletnie nie ma sensu.
- Na bieżąco odhaczaj te zadania, które są zakończone. Dla Twojego mózgu to sygnał, że praca idzie do przodu — to tak, jak z wykreślaniem zakończonego zadania na kartce.
- Zainstaluj aplikację w telefonie i zamiast spisywać pomysły/ inspiracje na luźnych karteczkach, wpisuj je od razu do odpowiedniego projektu w Asanie.
- Staraj się znajdować zastosowanie dla funkcji, które w niej znajdziesz. Możesz zapoznać się z instruktażami twórcy Asany. Znajdziesz je TUTAJ.
- Dbaj o porządek — raz w tygodniu poświęć kilka minut i uporządkuj zadania, poprzesuwaj daty, które świecą się na czerwono.
PODSUMOWANIE
Asana to nie jest narzędzie, które opanujesz w jeden dzień. Potrzeba czasu, żeby się z nią zaprzyjaźnić, ale ten czas to zdecydowanie inwestycja w rozwój Twojego biznesu. Ale również w spokój w głowie.
