Zdecydowałaś się wziąć los w swoje ręce i założyć własną działalność. Chciałaś mieć sprawczość i swoim doświadczeniem pomagać innym, nie tracąc przy tym cennych chwil z rodziną i nie biorąc udziału w korporacyjnym wyścigu szczurów… Na początku nawet wszystko szło świetnie. Z czasem jednak rozwój biznesu przyniósł nieoczekiwane wyzwania: nagromadzenie zadań, chaos organizacyjny, opóźnienia czy problemy napotkane przy pracy z zespołem, który miał Cię odciążyć od nadmiaru pracy. Pocieszę Cię, nie jesteś jedyna — to poniekąd naturalny etap w rozwoju firmy (szczególnie jeśli wcześniej niej miałaś biznesowego doświadczenia). Jedną z rzeczy, które tym miejscu mogą odegrać kluczową rolę, jest zatrudnienie projekt managera, uporządkowanie procesów i optymalizacja pracy.

Chaos w małym biznesie – skąd się bierze i jak wpływa na jego rozwój?

Zwykle zaczynamy swoją przygodę biznesową samodzielnie, a co za tym idzie, wykonujemy wszystkie zadania w pojedynkę. Z czasem jednak (a szczególnie gdy szybko się rozwijasz) pojawia się zmęczenie. Tym, że prócz tego, co lubisz w swojej firmie, musisz robić też szereg innych rzeczy, które już nie są dla Ciebie takie satysfakcjonujące. Własny biznes to wiele ról, o które zadbać.
A kiedy wygaśnie początkowy entuzjazm i z pełną świadomością przyjmujesz to do siebie, często pojawia się potrzeba zatrudnienia zespołu. Jednak tutaj czeka na Ciebie mała pułapka – bez jasno określonych procesów Wasza praca staje się chaotyczna. Jakie może mieć skutki?
  • Przeciążenie pracą i brak priorytetów 👉 szybka droga do wypalenia zawodowego.
  • Nieefektywna komunikacja  👉 niekończące się nieporozumienia pomiędzy członkami zespołu.
  • Opóźnienia i powtarzające się błędy  👉 rosnąca frustracja u właściciela.
  • Straty finansowe wynikające z nieefektywnego zarządzania czasem i zasobami  👉 to często ukryty koszt, co nie znaczy, że go nie ponosisz.

Rola Project Managera w rozwoju małych biznesów

Kim jest Projekt Manager (PM)? To osoba, która wprowadza porządek i organizację w firmie. Lubię mówić, że jest mostem pomiędzy Tobą, jako właścicielki firmy, zespołem, a celami, jakie wspólnie chcecie osiągnąć. Jej główne zadania to:
  • Planowanie i koordynacja projektów zgodnie z celami biznesowymi. Innymi słowy: Ty masz pomysł, PM czuwa nad tym, by ten pomysł na czas zrealizować.
  • Delegowanie zadań i monitorowanie ich realizacji. PM przydziela członkom zespołu konkretne zadania i sprawdza, czy zostały wykonane poprawnie.
  • Optymalizacja procesów i wdrażanie skutecznych metod zarządzania. Gdy w firmie coś nie działa poprawnie, zadaniem PMa jest wykryć punkt, w którym coś nie działa i wprowadzić rozwiązania, dzięki którym w przyszłości problem nie będzie się powtarzać.
  • Wspieranie zespołu i rozwiązywanie problemów. Już nie wszystkie problemy spoczywają na Twoich barkach – część z nich rozwiązuje Projekt Manager, bez angażowania Ciebie.
Dzięki obecności Projekt Managera możesz skupić się na strategicznym rozwoju firmy, zamiast tonąć w codziennych operacjach.
jak Projekt manager pomaga rozwijać małe biznesy online

Korzyści wynikające z zatrudnienia Projekt Managera i wdrożenia zarządzania projektami

  • Większa kontrola nad procesami i terminami 👉 uporządkowane projekty oznaczają mniej opóźnień.
  • Wyższa produktywność zespołu 👉 każdy wie, co i kiedy ma robić.
  • Oszczędność czasu i zasobów 👉 eliminacja zbędnych czynności.
  • Mniejsze ryzyko błędów 👉 lepsza organizacja minimalizuje pomyłki.

Jak zacząć wdrażać zarządzanie projektami w małym biznesie?

Nie wiem, czy zdajesz sobie z tego sprawę, ale prowadząc swój biznes, Ty już zarządzasz projektami. I to bez wsparcia Project Managera oraz (prawdopodobnie) bez wprowadzania metod zarządzania, które mogłyby pomóc. Poniżej cztery kroki, jak robić to bardziej świdomie: 
  1. Przeanalizuj obecne procesy.
    Jakie bolączki masz w Twojej firmie? Na jakim etapie pojawiają się problemy? Z czego one mogą wynikać? Jakie ciągną za sobą konsekwencje? I w końcu-jak możesz im zapobiec.
  2. Wybierz narzędzia do zarządzania projektami.
    Dopóki pracujesz samodzielnie, możesz swój biznes „prowadzić na kartce”, ale jeśli w perspektywie czasu planujesz rozwój oraz powiększenie zespołu, koniecznie wybierz narzędzie, w którym będziecie działać (np. Asana, Trello, ClickUp).
  3. Określ priorytety i zadania.
    Nie wszystkie zadania są tak samo ważne. Nie wszystkie muszą być zrobione od razu. Pamiętaj, że doba ma tylko 24 godziny i podziel pracę na etapy.
  4. Wprowadź regularne spotkania i raportowanie postępów.
    Jeśli jeszcze działasz solo w biznesie, niech już teraz wejdą Ci w krew spotkania (tak, na początku z samą sobą), na których będziesz określać cele, planować, jak i do kiedy te cele zrealizujesz, sprawdzać, jak idzie ich realizacja oraz podsumowywać, co zadziałało, a co nie.

Czy warto zatrudnić Project Managera prowadząc mały biznes online?

Decyzja o zatrudnieniu PM-a zależy od etapu rozwoju Twojego biznesu. Warto rozważyć ten krok, gdy:

  • Czujesz, że Twój biznes utknął w chaosie, a Ty, zamiast zająć się strategicznym rozwojem, tracisz czas na wiecznym gaszeniu pożarów i rozwiązywaniu (często powtarzalnych) problemów.
  • Masz już kilkuosobowy zespół, a zarządzanie nim zabiera Ci za dużo czasu. Lub po prostu wykańcza Cię zarządzanie ludźmi — nie lubisz tego robić i chciałabyś to komuś oddać.
  • Stać Cię na to, by zainwestować w zatrudnienie Project Managera, bo wiesz, że przyczyni się to do rozwoju Twojej firmy.

Masz problem z terminowym realizowaniem projektów. Pomysły do realizacji czekają w kolejce i masz poczucie, że przez to pieniądze uciekają Ci sprzed nosa.

Dobra informacja jest taka, że w zależności od potrzeb możesz zatrudnić Projekt Managera na stałe lub skorzystać ze wsparcia przy konkretnym projekcie/ na konkretną liczbę godzin.

Przyszłość małych biznesów online – dlaczego zarządzanie projektami stanie się kluczowe?

Wraz z rozwojem technologii i biznesów online, rola efektywnego zarządzania staje się coraz bardziej istotna. Tak, jak w dużych korporacjach, małe biznesy, które intensywnie się rozwijają, będą potrzebować projekt managera, by osiągać lepsze wyniki. Już teraz widzę na rynku trend na wirtualne asystentki, które ewoluują w kierunku Projekt Managera. Oferują one bardziej zaawansowane usługi i wspierają małe firmy w ich wzroście. I to jest kierunek bardzo przyszłościowy.

Czy w każdym przypadku zatrudnienie Projekt Managera będzie dobrą drogą?

Nie będę tutaj owijać w bawełnę — do zatrudnienia Projekt Managera trzeba dojrzeć mentalnie i biznesowo. Jeśli:

  • jeszcze nie zdajesz sobie sprawy z tego, ile czasu i energii trzeba poświęcić na to, by skoordynować projekt,
  • chcesz na kogoś zrzucić odpowiedzialność za to, jak działa Twoja firma,
  • potrzebujesz kogoś, kto będzie działał stricte wykonawczo i odciąży Cię od codziennych zadań,
  • nie widzisz potrzeby inwestowania w rozbudowę zespołu,
  • lub nie masz takiej potrzeby, bo chcesz prowadzić biznes solo,

to zatrudnienie Projekt Managera nie będzie dla Ciebie. Być może za jakiś czas to się zmieni. Z moich obserwacji wynika, że najlepiej, gdy same w swoich biznesach zarządzamy projektami, widzimy z czym to się wiąże i jakie przynosi efekty, ale dochodzimy do momentu, w którym nie chcemy tego robić osobiście. Wtedy jest dobry czas na to, by podjąć współpracę z Projekt managerem.

Zakończenie

Zarządzanie projektami to klucz do sukcesu w biznesie online. Pomaga uporządkować procesy, poprawia efektywność i pozwala uniknąć chaosu. Jeśli prowadzisz mały biznes i czujesz, że brakuje Ci struktury, rozważ wdrożenie metod zarządzania projektami lub współpracę z Projekt Managerem. To inwestycja, która szybko się zwraca!

Podobne wpisy