W ostatnim wpisie możesz przeczytać, czym jest procedura. W tym pójdziemy o krok dalej. Pokażę Ci jak napisać procedurę. I to taką, która dla Twojego biznesu będzie prawdziwym wsparciem. Nie chcę, żeby ten artykuł był tylko teoretyczny, dlatego każdy krok będzie opatrzony przykładem. Po przeczytaniu tego artykułu nie będziesz już miała wątpliwości, jak napisać procedurę, nic już więc nie będziesz stało na przeszkodzie, żebyś zaczęła działać. Zaczynamy!
W Internecie znajdziesz zapewne bardziej rozbudowane procedury — nie bawmy się jednak w zbędną biurokrację. Dlatego poniżej znajdziesz najważniejsze elementy procedury w moim mniemaniu.
Jak napisać procedurę — krok 1
NAZWA — tu pójdzie gładko 😉 Nadaj nazwę, która będzie jasno określała, czego dotyczy ta procedura. Jeśli chcesz pójść jeden krok dalej, możesz też nadać jej numer ewidencyjny. Tutaj jednak przemyśl najpierw system, według którego będziesz nadawać numer.
Przykład: Procedura tworzenia i publikacji posta na Facebooku, nr ewidencyjny: P-FB-1 (skrót od procedura Facebook 1).
Tutaj przeczytasz czym są procedury i dlaczego warto je tworzyć.
Jak napisać procedurę — krok 2
OKREŚL CEL — do czego ta procedura ma służyć, w czym ma Ci pomóc. Jaki jest jej główny cel?
Nie musisz się rozpisywać. Liczy się konkret, spróbuj więc najważniejsze informacje zmieścić max. w kilku zdaniach.
Przykład: Procedura ma być spisem poszczególnych kroków, które należy wykonać, aby opublikować KOMPLETNĄ treść na Facebooku.
Pro tip: Bardzo ważne jest, aby informacje zgromadzone w obrębie procedury były kompletne. Procedura musi być napisana na tyle wyczerpująco, żeby nawet osoba, która nigdy do tej pory nie wykonywała danego zadania była w stanie je wykonać bez uszczerbku na jakości.
To właśnie dlatego procedury są tak istotne podczas delegowania zadań. Delegując coś bez procedury istnieje ogromne ryzyko, że nie przekażesz wszystkich niezbędnych informacji, a efektem będzie zadanie wykonane tylko częściowo lub w zły sposób.
Jak napisać procedurę — krok 3
OSOBY ODPOWIEDZIALNE — wypisz osoby zwykle odpowiedzialne za wykonanie tej konkretnej procedury. Oczywiście procedurę przygotowujemy po to, żeby zadanie mógł wykonać każdy, ale jeśli nowa osoba w zespole na jakiś etapie będzie miała dodatkowe pytania, może od razu zwrócić się do odpowiedniej osoby. WAŻNE: Najczęściej, jeśli są dodatkowe pytania, oznacza to, że procedurę należy uzupełnić.
Przykład:
(nadal pracujemy na procedurze dotyczącej tworzenia i publikacji posta na Facebooku)
Basia — przygotowuje teksty + zajmuje się publikacją.
Ania — przygotowuje grafikę.
Natalia — nadzoruje, zatwierdza.
Jak napisać procedurę — krok 4
SZCZEGÓŁOWA INSTRUKCJA — kluczowe jest tu słowo szczegółowa. 😉 Przejdź proces od początku do końca, a następnie spisz KAŻDY krok, jaki należy wykonać. Nawet jeżeli wydaje Ci się, że coś jej oczywiste, SPISZ TO. Jeżeli to koniecznie, napisz też, z jaką częstotliwością mają się odbywać poszczególne etapy.
Nie chodzi nam tylko o tworzenie listy kroków — każdy z nich musi być odpowiednio wyjaśniony. Ba! Musi być napisany w odpowiedni sposób. Używaj trybu rozkazującego, daruj sobie używanie ogólników.
Przykład:
→ Zamiast pisać: Publikacja posta z poziomu Facebooka.
→ Napisz: Wejdź do panelu administracyjnego konta na Facebooku (tu link), kliknij Dodaj nowy post, wstaw do niego przygotowany wcześniej wsad i kliknij: opublikuj. Posty publikujemy w każdy poniedziałek i czwartek o godzinie 8:30.
Jest różnica, prawda? 🙂 Ale do stanu idealnego jeszcze trochę nam brakuje. Bardzo ważne jest, żeby procedura była KOMPLETNA i SZCZEGÓŁOWA. Dlatego, jeżeli gdzieś możesz dodać printscreen, czy pomocną grafikę, koniecznie to zrób. Jeżeli jakiś etap ciężko wyjaśnić w takiej formie, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby nagrać krótki video instruktaż. W tym wypadku pamiętaj, żeby nagrywać i tłumaczyć w nieco zwolnionym tempie.
Jak napisać procedurę — krok 5
POWIĄZANE TREŚCI — jeżeli w procedurze zawarłaś kroki wymagające zapoznania się z innymi dokumentami, koniecznie je podlinkuj.
Jak napisać procedurę — krok 6
AKTUALIZACJA — Proces może ulec zmianie w całości. Może też zmienić się jego pojedynczy element. Bardzo ważne, żeby co jakiś czas przejrzeć procedury i jeśli tego wymagają, zaktualizować je.
PODSUMOWANIE
Jeśli przejdziesz wszystkie powyższe kroki, procedura masz gotową! 🙂
Podkreślę jednak jeszcze raz, na jakie elementy warto zwrócić uwagę:
- Procedura ma być jasna i zrozumiała dla każdego.
- Procedura ma być kompletna, czyli wyczerpująco musi opisywać każdy krok (pamiętaj tu o zrzutach ekranu, parametrach itd.)
- Do procedur powinni mieć dostęp wszyscy pracownicy.
- Procedura powinna być zawsze aktualna — pilnuj tego.
