Gubisz się w gąszczu przychodzących maili niczym w gęstej dżungli? Nic dziwnego, codziennie spływa do nas mnóstwo wiadomości – oferty, zapytania od klientów, różnego typu powiadomienia i góra SPAMU. Co zrobić, żeby organizacja skrzynki mailowej nie była już problemem? Przeczytaj artykuł. Będę w nim posługiwać się przykładem skrzynki mailowej na Gmailu, ale część funkcji na pewno odnajdziesz też w innych systemach do obsługi poczty.
Organizacja skrzynki mailowej – foldery/ etykiety
Wszystkie wiadomości, jakie wpadają do skrzynki odbiorczej muszą znaleźć się w odpowiednim folderze. Dzięki temu w Inboxie ( więcej o Inboxie przeczytasz na końcu tego artykułu) mam tylko maile, którymi faktycznie muszę się jeszcze zająć, a jeśli potrzebuję czegoś poszukać, jest dużo szybciej. U mnie wygląda to tak:
W Gmailu każda etykieta może mieć inny kolor, nazwę możesz zmieniać dowolnie. Tylko nie przesadź z ilością folderów, żeby się w nich nie pogubić. 😉
Przykładowe nazwy folderów, które możesz zastosować u siebie, żeby poprawiła się u Ciebie organizacja skrzynki mailowej:
- KLIENCI (możesz śmiało stworzyć podfoldery dla każdego klienta)
- PRODUKTY/ USŁUGI (możesz śmiało stworzyć podfoldery dla każdego produktu/ usługi)
- NEWSLETTERY
- ADMINISTRACYJNE
- TECHNICZNE
- KURSY
O tym, jakie etykiety wyświetlają się w menu decydujesz wchodzą w USTAWIENIA > ETYKIETY. Wystarczy, że klikniesz Ukryj/ Pokaż.
Dowiedz się, jak oszczędzić czas i nerwy w biznesie dzięki organizacji.
Szablony wiadomości
Dla mnie game changer, jeśli chodzi o organizację skrzynki mailowej. Z tej funkcji powinien korzystać absolutnie każdy, bo przecież bardzo często wysyłamy maile o podobnej treści. Dlaczego by sobie tego nie ułatwić? Wystarczy stworzyć maila np. z ofertą, zapisać go jako szablon, a później wykorzystywać wielokrotnie zmieniając jedynie imię, cenę czy daty. Możliwe, że nie znajdziesz tej funkcji u siebie, bo jest wyłączona, ale wystarczy wejść w USTAWIENIA> ZOBACZ WSZYSTKIE USTAWIENIA > ZAAWANSOWANE > SZABLONY i kliknij “WŁĄCZ”.
Poniżej obejrzyj krótkie video, w którym pokazuję szczegóły.
Podpis – zapomniany element w organizacji skrzynki mailowej
Niby wydaje nam się, że wpisanie swojego imienia i nazwiska nie zajmuje zbyt wiele czasu… Ale jednak… każdego dnia uzbiera się z tego nawet kilka minut. Tymczasem wystarczy, że poświęcić teraz dwie minuty i sprawa załatwiona – jednym kliknięciem wstawiasz podpis do każdego kolejnego maila. Wystarczy, że wejdziesz w USTAWIENIA> OGÓLNE i zjedziesz w dół, aż do sekcji PODPIS.
A jeśli chcesz, żeby Twoja stopka była nieco bardziej fantazyjna, stwórz ją w narzędziu do generowania stopek i osadź w miejscu przeznaczonym na podpis. Przykładowe generatory stopek:
https://www.mail-signatures.com/signature-generator/
https://www.hubspot.com/email-signature-generator
https://dmsales.com/pomoc/generator-stopki-maila/
https://mysignature.io/pl
Autoresponder – czym jest i jak go ustawić
Autoresponder to automatyczna wiadomość wysyłana z poczty e-mail w odpowiedzi na maila wysłanego przez nadawcę. Po otrzymaniu maila od danej osoby autoresponder wysyła zapisaną wcześniej treść. Nie jestem fanką autoresponderów w odpowiedzi na każdą wiadomość, bo zwyczajnie zaśmiecają one skrzynkę i w moim odczuciu bardziej irytują, niż pomagają. Ale możesz ustawić autoresponder z alias adresu mailowego. Możesz posiadać wiele adresów e-mail wskazujących na jedno konto.
Bardzo polecam ustawić autoresponder przed pójściem na urlop (szczególnie ten dłuższy). Dzięki temu poinformujesz klientów, że nie otrzymają natychmiastowej odpowiedzi i dasz znać, kiedy wrócisz.
Dzięki temu z konta hello@gmail.com ustawiasz autoresponder, ale z konta monika@gmail.com możesz odpisywać na te same wiadomości bez autorespondera (nie wkurzając za każdym razem odbiorcy ;)).
PRO TIP: W takim autoresponderze możesz zawrzeć najczęstsze problemy klientów i ich rozwiązania.
Inbox 0 w organizacji skrzynki mailowej
Inbox 0 to zasada, która opiera się na założeniu, że skrzynka odbiorcza (Odebrane, inaczej Inbox) przechowuje wiadomości jedynie tymczasowo. Dokładnie do chwili, gdy będziesz miała czas się nimi zająć. Później lądują w odpowiednim folderze (pod odpowiednią etykietą). Działam tak od dłuższego czasu i naprawdę rzadko zdarza się, że czegoś nie mogę znaleźć. Na maile odpowiadam na bieżąco, a porządek bardzo łatwo zaprowadzić.
A co z odpowiadaniem na maile? Na pewno nie polecam mieć włączonych powiadomień. To okropnie wybija z bieżącej pracy. Nie polecam też mieć cały czas otwartej karty/ okna ze skrzynką mailową. Polecam ustalić sobie bloki czasowe odpowiadania na maile (i robienie porządków w Inboxie). Może to być np. pół godziny rano + pół godziny przed zakończeniem pracy. Serio, nikt się nie obrazi, jeśli nie otrzyma od Ciebie odpowiedzi natychmiast, a Ty będziesz dzięki temu o wiele bardziej efektywna. Nie będziesz się wybijać z projektu, nad którym aktualnie pracujesz.
Kilka rzeczy, które warto wdrożyć, żeby organizacja skrzynki mailowej weszła poziom wyżej.
- Jeśli skrzynkę codziennie zaśmieca Ci mnóstwo powiadomień o tym, co dzieje się w programie do zarządzania zadaniami (Asana/ ClickUp itd.), poświęć 5 minut, wejdź w ustawienia narzędzia i wyłącz te powiadomienia. (Oczywiście bądź świadoma, że codziennie musisz sprawdzać, co się w Asanie/ ClickUpie dzieje).
- Wyznacz czas w ciągu dnia, w którym zaglądasz na skrzynkę i odpisujesz na maile. Nie miej skrzynki otwartej w tle… będziesz tam zaglądać, a to zabija Twoją produktywność.
- Regularnie wypisuj się z newsletterów, których nie czytasz. Po co Ci wiadomości, które tylko zaśmiecają skrzynkę i tracisz czas na ich usuwanie?
Jak widzisz, nie trzeba wprowadzać skomplikowanych rozwiązań, żeby Twoja skrzynka mailowa była lepiej zorganizowana, a Ty dzięki temu bardziej efektywna. Wykorzystaj u siebie choć jeden z przedstawionych przeze mnie sposobów, a gwarantuję, że odczujesz różnicę. 😉 Zamiast ślęczeć nad mailami, ze spokojem pójdziesz na spacer!
