Czy zarządzanie projektami w małej firmie jest w ogóle realne? Czy nie potrzebujemy do tego całego arsenału ludzi? W końcu zarządzanie projektami kojarzy się nam z … pracą w korporacji. A przecież przechodząc na swoje, czy freelansując chcemy daleko za sobą pozostawić korporacyjne “bzdury”. Czytaj dalej i dowiedz się czy możesz z powodzeniem wykorzystać zarządzanie projektami w małej firmie.
Czym jest zarządzanie projektami?
W najprostszych słowach to sposób pracy, który pomoże Ci w o dobrej organizacji pracy, a dokładniej mówiąc w sprytnym planowaniu, organizowaniu i kontrolowaniu działań. Wszystko po to, aby osiągać swoje cele w określonym czasie. Jak już rozumiesz, nie można założyć, że takie podejście jest zarezerwowane tylko dla dużych firm. Zarządzanie projektami można wdrożyć w absolutnie w każdym biznesie. 😉
Podstawowe założenia zarządzania projektami
Nie będę tu pisać o metodach, bo pojęcia Waterfall, Scrum, Agile tylko Cię przerażą. Oczywiście zachęcam, żebyś w wolnej chwili 😉 się z nimi zapoznała, ale na początek w zupełności wystarczy, że poznasz podstawowe założenia zarządzania projektami w małej firmie.
(Z resztą w tych dużych firmach te założenia są takie same).
- Planowanie – wyznaczenie celów i określenie działań, które są potrzebne do ich osiągnięcia.
- Organizacja – przydzielenie zadań, zasobów i odpowiedzialności, aby osiągnąć te cele.
- Wykonanie – realizacja działań zgodnie z planem, monitorowanie postępu i w razie potrzeby wprowadzanie zmian.
- Kontrola – śledzenie postępu projektu, czuwanie nad kosztami, jakości i czasu, aby upewnić się, że projekt idzie zgodnie z planem.
- Zakończenie projektu – podsumowanie osiągnięć i wyciągnięcie wniosków, które mogą być wykorzystane w kolejnych projektach.
Niby nic skomplikowanego, ale pewnie teraz myślisz, że co innego sucha teoria, a co innego wprowadzenie tych założeń w życie… Nierzadko nie masz czasu na dokładne zaplanowanie działań, a co dopiero na wnikliwe podsumowanie projektu.
Niestety właśnie stąd biorą się niezadowalające efekty w naszych biznesach. Pędzimy do kolejnych tematów, zapominając np. o analizie. To skutkuje nadmiernym stresem, bo przecież “próbuję wszystkiego, ale nic nie przynosi oczekiwanych rezultatów”.
Zarządzanie projektami w małej firmie stoi okoniem do takich działań. Dzięki niemu poświęcasz więcej czasu na PRZEMYŚLANE DZIAŁANIA.
Dlaczego warto wdrożyć zarządzanie projektami w małej firmie?
Choć może się wydawać, że zarządzanie projektami to narzędzie wykorzystywane tylko w dużych firmach, tak naprawdę jest to praktyczne podejście, które można zastosować w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość.
W małych firmach, czy jednoosobowych działalnościach nasz czas i zasoby są ograniczone, zarządzanie projektami może pomóc w skutecznym i efektywnym ich wykorzystaniu. Przykładowo, dzięki zastosowaniu narzędzi takich jak harmonogram projektu, systemy do zarządzania czasem i planowanie zadań, można lepiej kontrolować postęp pracy i zapobiegać opóźnieniom.
Dzięki zarządzaniu projektami w małej możesz zminimalizować koszty, ale też zmniejszasz prawdopodobieństwo, że nie dowieziesz zadań w terminie. Co za tym idzie, znacznie poprawisz efektywność.
Co możesz zrobić już teraz, żeby zacząć działać jak project manager?
Zacznij od trzech prostych kroków.
- Zacznij planować – ale niech te plany będą jak najbardziej doprecyzowane. Zamiast zakładać, że w tym kwartale będziesz zarabiać 10 tys. zł więcej, zaplanuj, że musisz nawiązać dwie nowe współprace, a co za tym idzie musisz złożyć ofertę minimum dwudziestu osobom/ firmom.
- Śledź postępy. Wiesz, że masz rozesłać dwadzieścia ofert, czyli co tydzień musisz złożyć min. 5 ofert, aby po upływie półtora miesiąca wykonać założenia.
- Gromadź dane. Przygotuj sobie tabelkę i notuj w niej które działania, przyniosły jakie efekty.
- Analizuj. Znajdź czas na analizę zgromadzonych danych i wyciąganie wniosków. Bez tego będziesz non stop popełniać te same błędy. Dzięki analizie wyraźne zobaczysz, z których działań możesz zrezygnować, a którym działaniom śmiało możesz poświęcić więcej czasu.
PODSUMOWANIE
Zarządzanie projektami w małej firmie to nie fanaberia, to sposób działania, który pomoże Ci zoptymalizować pracę i podnieść efektywność działań. Koniec końców, to o to w niewielkich biznesach musimy troszczyć się najbardziej, bo robiąc cała czas to samo, nie możemy się spodziewać, że osiągniemy lepsze wyniki.
