Co to jest procedura? Mam wrażenie, że wdrażanie procedur w małych biznesach staje się coraz bardziej popularne. I nie ukrywam, że ten fakt bardzo mnie cieszy. W końcu to oznacza coraz więcej firm, które chcą działać w świadomy, poukładany sposób. Jeśli dla Ciebie termin procedura jest jeszcze nie do końca jasny, przeczytaj artykuł. Dowiesz się, czym jest procedura i dlaczego warto ją mieć nawet w małym biznesie.
Co to jest procedura?
Mówiąc najprościej, jak tylko się da, procedura to spisane w jednym miejscu czynności, które wykonywane krok po kroku, prowadzą do osiągnięcia konkretnego rezultatu. Innymi słowy, procedura to schemat powtarzalnego działania.
JAKĄ FORMĘ POWINNA MIEĆ PROCEDURA?
Wiesz już, co to jest procedura, teraz pora zastanowić się, jaką powinna mieć formę. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Najlepiej, jeśli jest przygotowana w formie cyfrowej, tak aby każdy (nawet z innego miejsca na Ziemi) miał do niej dostęp. Moim zdaniem nie ma jednej słusznej formy dla każdej procedury. Mogą one istnieć w różnych postaciach — od checklist, przez arkusz excelowski, aż po instruktaże video. Ważne, żeby była kompletna, to znaczy zawierała wszystkie niezbędne opisy, zdjęcia, printscreeny, czy instruktaże video, żeby bez dodatkowych pytań z łatwością wykonać konkretną czynność.
PRZYKŁADY:
- Procedura zatrudnienia nowego pracownika (może zawierać takie elementy jak podpisanie umowy, przeszkolenie, wprowadzenie do zespołu, zapoznanie z zasadami działalności firmy, wdrożenie w dokumentację firmową itd.).
- Procedura tworzenia artykułu blogowego i jego publikacji na blogu (może zawierać wytyczne co do SEO, tekstu, wyboru grafik czy zdjęć, a także wytyczne co do promocji artykułu w SM itd.)
- Procedura dodawania nowego produktu do sklepu internetowego (może zawierać na przykład wymiary grafik i wszelkie wytyczne, co na tych grafikach powinno się znaleźć, powinna zawierać wytyczne co do opisu produktu, przypisania go do odpowiedniej kategorii, ustawień, jakie należy odklikać w Woocomerce itd.).
Nie wiesz, jak planować? Przeczytaj TEN WPIS
Czy się różni procedura od procesu?
Podobne, a jednak różne. Bardzo często te dwa pojęcia są traktowane zamiennie, a to błąd.
Nie będę tu wchodzić w szczegóły, napisze krótko. Procedura to konkretny sposób postępowania krok po kroku, natomiast proces to ciąg różnych działań prowadzących do osiągnięcia celu (jest to szerszy temat — obejmuje nie tyle konkretne kroki, co wiele różnych działań i czynności).
Przyjmijmy więc, że procedura to po prostu spisany proces (lub jego części).
PRZYKŁADY:
Procedura to spisane w jednym miejscu czynności, które wykonywane krok po kroku, prowadzą do osiągnięcia konkretnego rezultatu.
- PROCES: Onboarding nowego klienta. (W jego skład mogą wchodzić różne procedury).
- PROCEDURA określenia zakresu współpracy i podpisania umowy. PROCEDURA Wystawienia i wysyłki faktury. PROCEDURA informowania klienta o postępach/ zakończeniu prac itd.
Czy w małym biznesie procedury są przydatne?
Wiem, że na początku prowadzenia własnej działalności najczęściej nie widzisz sensu poświęcania czasu i przygotowywania procedur. Po co, skoro i tak wszystko robisz sama i masz to w głowie?
Zastanów się jednak, jak długo chcesz wszystko nieść na swoich barkach? Jasne, nie wszystko jesteś w stanie oddelegować, ale znakomitą część Twojej pracy ktoś może zrobić za Ciebie. Musi tylko wiedzieć JAK.
Dzięki wcześniej przygotowanym procedurom oddelegowane zadania:
- będą tak samo skuteczne,
- będą tej samej jakości,
- będą zrobione tak samo szybko (oczywiście daj współpracownikowi trochę czasu na wdrożenie ;).
A ty bez stresu zrzucisz część obowiązków ze swoich barków i (co chyba najważniejsze), nie będziesz musiała poświęcać czasu na poprawki. Co tu poprawiać, skoro krok po kroku spisałaś, co należy zrobić, załączyłaś niezbędne linki, dostępy i wymagania? Można powiedzieć, że dzięki procedurom praca w większości przypadków staje się czysto „odtwórcza”.
PODSUMOWANIE
